En nuestra práctica comercial e inmobiliaria, los clientes a veces preguntan si DocuSign y aplicaciones similares son una buena idea. Quieren saber si las firmas electrónicas son riesgosas.

La tecnología de firma electrónica es cada vez más común y no se puede negar la conveniencia. Colocar su firma con un simple toque en la pantalla de su teléfono es algo hermoso. Sobre todo cuando la alternativa es imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y luego enviar la copia escaneada por correo electrónico.  A veces tienes que buscar testigos y, si se requiere certificación notarial. . . bueno, ahora realmente tienes un proyecto.

Entonces, naturalmente, todos preferiríamos firmar documentos electrónicamente. Sin embargo, la conveniencia no vale la pena si las firmas electrónicas no se pueden hacer cumplir.

Análisis legal

Aquí, el análisis legal es la parte fácil.  La Acción de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (ESIGN) se ha implementado a nivel federal durante más de 20 años.  Lo mismo para la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), que ha sido adoptada a nivel estatal por todos menos dos estados. En pocas palabras, la legislación dice:

No se puede negar el efecto legal o la aplicabilidad de un registro o firma únicamente porque esté en formato electrónico.

Entonces, desde el punto de vista legal, una firma electrónica tiene exactamente la misma validez que una firma manuscrita.

Aplicación práctica

Aquí, el análisis se vuelve un poco más interesante. Después de todo, el objetivo es someter a una persona a los derechos y obligaciones en un acuerdo.  Lo que realmente nos importa es la aplicabilidad.

¿Es más fácil para alguien deshacerse de un contrato con la firma electrónica que con una firma manuscrita?

La respuesta a esa pregunta se basa en la capacidad de decir: «Oye, esa no es mi firma».

Al final, lo que un juez quiere saber es si las partes pretendían o no estar obligadas por el acuerdo.

Suponga por un momento que algunas personas podrían estar dispuestas a mentir para rescindir un contrato. Impactante, lo sé, pero podría suceder. Entonces, ahora, debe demostrar que esa persona realmente quiso firmar el contrato. Como puedes hacer eso?

Tradicionalmente, tener testigos y/o notarización era una forma bastante férrea de demostrar que alguien firmaba un documento voluntariamente. Estos métodos de «reconocimiento» siguen siendo una muy buena evidencia hoy en día, pero no son tan innegables como lo fueron antes.

La razón es que, con el software disponible en la actualidad, no es particularmente difícil tomar una fotografía de la firma real de alguien y pegarla en otro documento.

Alguien que busque cometer fraude podría usar software de manipulación de PDF  y/o JPEG para falsificar las firmas tanto del firmante como de los testigos. Lo mismo ocurre con la notarización. Todo lo que se necesita es una foto del sello del notario. Con eso, y tal vez una pequeña falsificación, un estafador podría armar un documento que parece haber sido firmado, atestiguado y notariado. Entonces, los métodos tradicionales son buenos, pero no herméticos. De hecho, nunca lo han sido (ej. Catch Me If You Can).

Si alguien quiere falsificar un documento, puede hacerlo. Eso significa que la persona a la que está tratando de mantener un contrato podría decir: «Eso se parece a mi firma, pero no firmé el contrato».

¿Y ahora que?

Conclusión

Dado que no hay forma de saber con 100% de certeza que una firma es auténtica, incluso con testigos y certificación notarial, ¿no deberíamos aprovechar la conveniencia que obtenemos a través de la firma electrónica?  Pero es más.

De alguna manera, las firmas electrónicas pueden ser incluso más seguras que las firmas manuscritas. Por una cosa, las aplicaciones de firma electrónica generan un Certificado de autenticidad que muestra cuándo y dónde se colocó la firma electrónica. Eso ciertamente no es una prueba positiva, pero podría ser tan bueno como la notarización.

Sé lo que estás pensando. Las aplicaciones de firma electrónica dependen únicamente de las direcciones de correo electrónico, por lo que puede ser muy fácil para una persona rescindir un contrato con solo decir «Alguien pirateó mi correo electrónico» u «Otra persona que tiene acceso a mi cuenta de correo electrónico firmó, pero yo no autorizo ​​eso «.

Eso nos lleva al meollo de este artículo.

¿Qué pasa si, además de la firma electrónica de la otra parte, también tiene un hilo de correo electrónico que muestra las discusiones previas a la ejecución del documento? ¿Cómo va a escabullirse la otra parte de esa evidencia?

Incluso si solo tiene un correo electrónico de confirmación que dice algo como “Recibí el documento que firmó electrónicamente hoy”, cualquier juez consideraría que es una prueba muy convincente. . . siempre y cuando la otra parte no responda a su correo electrónico con algo como: “¿De qué estás hablando? No firmé nada «.

Por lo tanto, cuando se llega al propósito real de una firma, que es demostrar que una persona entró voluntariamente en un acuerdo, las aplicaciones de firma electrónica de hoy no solo son increíblemente convenientes y amigables con el medio ambiente, sino que también le brindan la capacidad – a través de discusiones escritas antes y/o después de la firma – para autenticar firmas de manera más efectiva que cualquiera de los métodos tradicionales.

~ Jeff Harrington, Esq.